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Courrier, factures, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à prendre soin et à stocker. Comment les stocker et prendre soin de manière rapide et efficace ? Comment les conserver pour les besoins ? Comment s’assurer que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici 10 reccomandations à prendre pour ne plus perdre de temps mais les gérer efficacement ! Vous avez décidé d’apporter de l’ordre dans vos papiers ? Vous y arriverez avec un peu d’effort, de la méthode et surtout de la régularité. Et pour bien débuter, prenez quelques minutes de vous y préparer.
L’acte de naissance prouve légalement l’état civil d’une personne. c’est pourquoi une copie entière ou un retiré de cet acte sont initiés pour de multiples démarches officielles comme une célébration, un divorce ou bien encore une demande ou un renouvellement de papiers d’identité. A qui doit-on s’adresser pour demander un levé d’acte de naissance ? Quelles sont les démarches pour l’obtenir ? L’acte d’arrivée sur terre est un document réponse écrite public dont la forme et le contenu sont définis par la loi et qui prouve la naissance d’une personne. Il est signé par un officier de l’état civil qui certifie sa légalité. Toute naissance doit en effet être déclarée dans les trois jours après l’accouchement auprès du représentant de l’état civil de la ville du lieu d’arrivée sur terre.
l’ensemble de ceux qui ont l’habitude de partir en voyage souvent ou de temps en temps savent que l’un des pires mauvais rêves envisagés est d’écouler ses papiers d’identité, ultimes sésames dans les destinations du monde entier. Pour se protéger contre cela, les plus prévoyants ont la coutume de faire chauffer la photocopieuse avant le départ en voyage. Des copies glissées dans chacune des valises, dans le manteau, le porte-feuille, etc. On est jamais trop prudent ! Les craintes restent néanmoins présentes, et l’ingénieux système, faillible.
À l’heure courante, les commerces bancaires proposent généralement de ne plus envoyer de relevés mensuels — sachant qu’il est envisageable de consulter son compte à tout moment sur Internet. Si vous recevez encore ces papiers, vous pouvez demander à réduire ces envois, pour preférer le numérique. Il en va de même pour les différentes factures qui, très souvent, peuvent être envoyées par e-mail. Naturellement, il n’est pas à coup sûr utile de tout imprimer : l’objectif de la dématérialisation n’est pas là. Plus concrètement, la conservation des documents passe par l’enregistrement des fichiers sur des disques durs, ce qui prend nettement moins de place et de temps qu’un archivage de papiers. Avec les systèmes de stockage en ligne ( cloud ) et les disques durs, vous disposez de nombreuses solutions différentes pour entretenir vos pièces administratives en toute sécurité, le tout en protégeant un peu mieux notre planète.
Idéalement, il convient de procéder à un archivage de certains documents au peu une fois par an. Les dossiers archivés sont rangés soigneusement dans des cartons par date ou par ordre alphabétique et par thème. Là encore, il convient d’utiliser une couleur par thème. Voici un exemple de rangement en précision : Chemise rose pour les documents de facturation, jaune pour les finances, bleu pour les assurances…Classement par ordre : ordre alphabétique de manière complète ou par date ( par mois, puis par année ). Cela permet de faire facilement la différence entre les documents plus et plus anciens.
Il est plus simple de remiser lorsqu’il y a moins de papiers à retenir. En plus de faire le tri et de se enlever des documents obsolètes, il est de plus possible de recourir à la facturation en ligne pour recevoir en retour moins de courrier à la maison. toutefois, il est primordial d’effectuer de temps en temps des sauvegardes sur plusieurs supports pour éviter les pertes. Pour plus de sécurité, il est recommandé de réaliser des sauvegardes en ligne pour les documents importants.
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